MERANTI - Dinas Perpustakaan dan Arsip Kepulauan Meranti akan mulai memaksimalkan pengelolaan arsip di setiap Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di lingkungan pemerintahan Kabupaten Kepulauan Meranti.

Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Kepulauan Meranti, Drs H Ismail Arsyad MSi mengatakan, hal ini sangat perlu dilakukan,  karena arsip merupakan catatan peristiwa dan sejarah penting perjalanan kinerja instansi pemerintahan. Dan, pihaknya akan segera mempersiapkan pedoman dan regulasi untuk mengambil arsip di setiap OPD untuk dikumpulkan di dalam depo arsip.

"Selama ini arsip tidak terkumpul dengan baik, hal itu dikarenakan belum memadainya depo arsip. Tahun ini baru mau kita susun. Jadi, untuk mengambil arsip di setiap OPD harus ada regulasinya paling tidak diatur dengan Peraturan Bupati," kata Ismail.

Dalam rangka memenuhi salah satu kriteria pengawasan penyelenggaraan kearsipan sesuai dengan peraturan kepala ANRI nomor 38 tahun 2015 tentang pedoman pengawasan kearsipan, Dinas Perpustakaan dan Arsip Kepulauan Meranti akan mengajukan tujuh rancangan peraturan Bupati Kepulauan Meranti ke Bagian Hukum dan HAM Sekretariat Daerah.

Tujuh rancangan itu adalah tentang pedoman pola klasifikasi kearsipan, sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis, pedoman pengelolaan arsip vital, pedoman pengolahan arsip statis, pedoman pengelolaan arsip inaktif, pedoman akuisisi arsip statis dan pedoman penyusunan arsip.

Lebih lanjut dikatakan Ismail, depo arsip harus terbebas dari segala ancaman seperti bebas dari banjir dan tahan api. Sementara depo arsip yang ada saat ini belumlah refresentatif dan sangat buruk.

"Saat ini depo arsip kita belum standar dan representatif, seiring dengan diajukan Perbup nanti akan ditingkatkan. Untuk Propinsi Riau, pengelolaan arsip kita masuk dalam kategori buruk," ungkap Ismail.

Mantan Kepala Disparpora Kepulauan Meranti ini berharap para pimpinan OPD untuk komit membangun penyelenggaraan tertib tata kelola kearsipan. Termasuk dalam kebijakan penyelamatan arsip daerah.

"Tata kelola naskah dinas kita sudah bagus, dan pedoman tentang regulasinya akan segera disiapkan, namun masih banyak yang perlu kita benahi. Untuk itu, perlu bersama-sama mengelolanya dan bila memungkinkan arsip kita bisa diakses melalui E arsip," ujar Ismail.

Menanggapi hal tersebut, Komisi I DPRD Kepulauan Meranti mendukung penuh langkah Dinas Perpustakaan dan Arsip Kepulauan Meranti untuk mengelola arsip. Bahkan, Anggota Komisi I  DPRD Kepulauan Meranti, Meranti Ardiansyah mengatakan, seiring dengan perkembangan ilmu teknologi, maka keberadaan arsip bukan semata-mata sebagai alat bukti autentik. Akan tetapi juga sebagai sumber ilmu pengetahuan yang dapat diakses oleh berbagai kalangan.

"Selama ini, arsip hanya dijadikan kebutuhan data sejarah. Padahal peranan arsip sangat penting untuk mengawal kepentingan daerah, untuk itu langkah dinas perpustakaan yang mulai akan menatakelola arsip ini sangat kami dukung," ujar Ardiansyah.(Humas/002)